Çalışan izleme politikası, çalışanlarınızın faaliyetlerini göz önünde bulundurmanıza yardımcı olur ve gizlilikle ilgili endişeleri açıkça ele alarak iş yeri verimliliğini artırır.

Bu makalede, bir işveren olarak işyeriniz için neden bir çalışan izleme politikasına ihtiyacınız olduğunu ve şirket politikanıza neleri dahil etmeniz gerektiğini tam olarak açıklayacağız.

Çalışan İzleme Politikası Nedir?

Çalışan izleme politikaları, bir işletmenin veya işverenin kendilerini, çalışanlarını ve müşterilerini işyerinde izlenmesi ile ilgili yasal sorunlardan korumasına yardımcı olmaktadır.

Bu politikalar aynı zamanda Elektronik İletişim Gizlilik Yasası’nın (ECPA) işteyken nasıl işleyeceği ve diğer tüm çalışan gizliliği örneklerini de ele almaktadır.

Çalışan izleme politikaları, çalışan izlemenin ne zaman, nerede ve neden yürürlükte olduğunu açıkça açıklamaktadır. Bu açık iletişim, çalışanların moralini artırır ve çalışanlara işteyken iş beklentileri ve mahremiyet konusunda netlik sağlamaktadır.

Çalışan İzleme Politikası Neleri İçermelidir?

A. Giriş

Giriş bölümünde, çalışanınıza iş yerinde neden bir çalışan izleme politikası uygulama ihtiyacı duyduğunuzu ve kullanacağınız izleme yazılımını açıklamanız gerekmektedir. Önemli olan, çalışanın mahremiyetini korumak için çalışan izlemesinin yasal bir bütünlük içinde yapılmasını sağlamaktır. Çalışanı izlemenin faydalarından, örneğin iş yeri güvenliği veya geliştirilmiş verimlilik gibi faydalara değinmeniz gerekmektedir.

Çalışanlarınızın iş yeri izleme konusunda rahat hissetmelerini sağlamanız gerektiğinden, bu bölümde olabildiğince ayrıntılı bilgi vermeniz gerekmektedir.

B. Kapsam

Bu aşamada, çalışan izleme politikasının kimler için geçerli olduğunu açıklamanız gerekmektedir. Çalışanları, serbest çalışanları, şirketin ücretli veya gönüllü üyelerini veya şirkette çalışırken mahremiyetleri etkilenebilecek herkesi içermelidir.

C. İzleme Türleri
Kullanacağınız çalışan izleme ve iş yeri izleme sistemleri türlerini açıklamanız gerekmektedir. Gözetleme türünden, neden kullandığınızdan, işyerinde ne zaman kullanılacağından ve çalışanların mahremiyetini nasıl etkileyeceğine kadar açıklanmalıdır. Ayrıca herhangi bir uzaktan çalışma için kullanılıp kullanılmayacağını da belirtilmelidir.

C. İzleme Türleri

Kullanacağınız çalışan izleme ve iş yeri izleme sistemleri türlerini açıklamanız gerekmektedir. Gözetleme türünden, neden kullandığınızdan, işyerinde ne zaman kullanılacağından ve çalışanların mahremiyetini nasıl etkileyeceğinden bahsedilmesi gerekmektedir. Ayrıca herhangi bir uzaktan çalışma için kullanılıp kullanılmayacağı da belirtilmelidir.

En Yaygın 3 İzleme Sistemine Hızlı Bir Göz Atalım

1. Kamera Gözetimi

Kameralar bir çalışan izleme aracı olarak kullanılabilir ve otoparklarda, mola odalarında, kişisel ofislerde ve işyerindeki diğer çeşitli odalarda kurulabilir. Ancak, tuvalet gibi çalışanların kişisel mahremiyeti ihlal ettiği alanlarda kullanılmamalıdır.

2. Bilgisayar Gözetimi

Çalışanların şirket bilgisayarında ne yaptığını, internet kullanımını ve aktivitesini kontrol eden bir çalışan izleme yazılımını içermektedir. Çalışan dostu bir üretkenlik izleme aracının harika bir örneği, bir çalışanın bilgisayarına kolayca kurulabilen Time Doctor’dur.

Ayrıca, çalışanların çalışma saatleri boyunca yazdıklarını kaydeden klavye tuş vuruşlarını kaydetme özelliklerine sahip araçlara da sahipsiniz. Bununla birlikte, böyle bir çalışan izleme programı, hassas veriler yazılırken yakalanabileceğinden, genellikle bir gizlilik ihlali olarak görülmektedir.

Bilgisayar gözetimi ve internet izleme, şirket güvenliği için de kullanılabilmektedir. Bilgisayar gözetiminin, çalışanların iş hayatlarında mahremiyetini nasıl etkileyebileceği konusunda şeffaf olmanız gerekmektedir. Özellikle KVKK kapsamında, hangi verilerin toplanacağı, ne kadar saklanacağı ve nasıl yok edileceği oldukça önemlidir.

3. GPS İzleme Gözetimi

GPS izleme gözetimi, bir çalışanın işe gitmesi gerektiğinde (bir teslimat şoförü veya bir taksi gibi), doğru rotalara bağlı kaldıklarından ve uzun molalar vermediklerinden emin olmak için kullanılmaktadır.

Çalışanları sürüş sırasında ve rotasında izlemek, araç içindeyken bir müşteri veya müşterinin güvenliği için de önemlidir. Ancak, bu çalışan izleme çözümünü neden kullandığınızı ve bunun yalnızca iş amaçlı olduğundan emin olmanız gerekmektedir.

D. Veri Toplama

Çalışan izleme çözümünün hangi verileri toplayıp kaydedeceğini ve bu izleme uygulamalarının çalışanın mahremiyetini nasıl etkileyeceğini açıklamanız gerekmektedir. Çalışanların veri güvenliği için toplanan verilerin nasıl saklanacağını söylemeniz de önemlidir.

Bir çalışan izleme çözümü tarafından toplanan verilere örnek vermek gerekirse:

  • Çalışan e-postaları veya anlık mesajlaşma verileri.
  • Ses kayıtları (Örneğin çağrı merkezleri için).
  • Çalışma saatlerinde internette veya sosyal medyada geçirilen saatler.
  • Veri toplama amacından ve uzun vadede verilere ne olacağından bilgi verin.

Bu, verilerin bir üçüncü tarafla paylaşılması veya şirket içinden bir ekip üyesi tarafından analiz edilmesi için kullanıyorsanız da dikkatli olmak gerekmektedir. Bu gibi durumlarda, çalışan izleme politikası yazılı olarak gözetim verilerinin nasıl ve neden analiz edildiğini içermelidir.

E. İmza

Çalışan izleme politikasının sonunda çalışanın, şirketin/işverenin ve tanıkların imza atabileceği bir belge olmalıdır. İlgili tüm tarafları, çalışanların izlenmesi ile ilgili herhangi bir yasal anlaşmazlığa karşı koruması gereken bir belgedir. Özellikle KVKK kapsamında çalışanların aktivitelerinin izlenmesi için izinlerinin olması oldukça önemlidir.

Daha fazla detay için ürün sayfamızı veya üretici sayfasını ziyaret edebilirsiniz.